AI導入前のデータ整備では、何を表す列なのか、どの期間・単位なのか、どの原資料へ戻るのかをそろえます。 空欄や略称をAIに推測させて表を完成させることを、整備の目的にはしません。
この記事は架空の資料受付一覧を例にした説明です。実際の顧問先データ、取引先名、金額は使用していません。
1．使う範囲と、残す原資料を決める
部署ごとに表がある場合、すべてをまとめる前に対象業務を一つ決めます。入力用の控えと元のファイルを区別し、加工した箇所へ戻れるようにします。
| 決める項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 対象範囲 | 部署、対象月、資料の種類、対象外のもの |
| 原資料 | 元のファイル、シート、該当する行の所在 |
| 作業用の控え | 加工するファイルと、元資料を保持する場所 |
| 整理する担当 | 列の意味と不明点を確かめられる人 |
デジタル庁のAI活用の説明でも、実務のデータを参照できる状態にすることが取り上げられています。以下の表は当事務所が整理した業務用の例です。
2．列名だけでなく、意味と単位をそろえる
「日付」が受領日なのか請求日なのか、「コード」が取引先なのか資料番号なのかを確認します。同じ列名でも意味が違う場合は、別の列として扱います。
| 列の例 | 先に確認すること |
|---|---|
| 対象日 | 受領日、作成日、取引日などのどれか |
| 金額 | 税込・税抜、円・千円などの区分と単位 |
| 識別子 | 番号の付け方、先頭のゼロ、重複の意味 |
| 状態 | 未着、受領済み、確認済みを誰が決めるか |
| 原本参照 | 元ファイル名、シート名、行や資料番号 |
例えば架空の取引先コード「0012」は、数値の12と同じ扱いでよいとは限りません。入力時の変換で識別子が変わっていないか、元資料と照合します。単位や税の区分が不明な列は、値を変換する前に確認待ちへ戻します。
3．空欄・重複・対象外を消さずに残す
表がきれいに見えるように、空欄を推測で埋めたり、似た行を削除したりすると、元の状態が追えなくなります。対象外も含めた元件数と、処理する件数の関係を残します。
| 見つかったこと | 残す内容 |
|---|---|
| 必須項目が空欄 | 元の行と、不明な項目、確認する人 |
| 同じ番号が複数ある | 両方の所在、一致・相違、訂正や再送の可能性 |
| 対象月が違う | 除外する理由と、元資料の所在 |
| 略称の対応が不明 | まとめる候補と、未確定であること |
整備前後の件数・対象範囲を照合します。金額などの合計が必要な場合も、同じ対象と単位にそろえて別に検算します。Excel転記・月次集計の実演では、元データへ戻って確かめる例を紹介しています。
4．架空の少量データで、出力先まで試す
列名と形式を決めたら、通常例に加え、識別子の先頭ゼロ、空欄、日付の表記違い、対象外を入れて試します。AIの出力だけでなく、表計算や後続の作業へ渡したときも値が保たれるかを確認します。
列の説明と対象範囲に従って、確認用一覧を作ってください。識別子は文字列のまま保持し、元の資料番号と参照先を残してください。意味や単位が未確定の列、空欄、重複候補は確認待ちにしてください。推測で値を補わず、対象外は除外理由を別に残してください。
5．全部を整える前に、最初の一業務へ絞る
データの整理だけが長期化しないよう、対象業務で必要な列と確認範囲を先に決めます。資料の不足も含めて業務の棚卸しへ戻り、どこまで準備すれば試せるかを共有します。
当事務所は、一つの業務について資料・出力様式・検算・引継ぎを整理します。料金・標準範囲と成果物の見本をご覧ください。相談時に実データ一式を送る必要はなく、まず列名や架空例で状況を確認できます。
よくあるご質問
データを全部きれいにしてから相談する必要がありますか？
必要ありません。対象業務と資料の種類、困っている相違を整理するところから相談できます。全社のデータを一度に整える前に、最初に使う範囲を決めます。
空欄はAIで埋めてよいですか？
事実が未確認の値を推測で確定しません。空欄の意味を確認し、必要な項目は担当者へ戻します。説明用の架空値を使う場合は実データと分けます。
同じ番号があれば一行にまとめられますか？
訂正、再送、明細行などの可能性を確認します。番号だけで統合せず、両方の原資料と相違の根拠を残します。
CSVにすればデータ整備は完了しますか？
形式を変えるだけでは完了しません。列の意味、単位、識別子、対象範囲、原本参照と、後続の作業へ渡した結果を確かめます。
参考資料
- デジタル庁「ガバメントAI」。データ整備の表と例は当事務所が作成しています。
