AI導入の相談前に何を準備する？業務の流れ・資料・確認する人を整理する

AI導入の相談前は、困っている作業を一つ選び、何が届き、何を作り、誰が確認しているかを整理すると話を進めやすくなります。 詳しい仕様書や、使うAI製品を先に決める必要はありません。

この記事の準備メモは当事務所が作成した説明例です。相談の時点で成果や導入可否、見積額が一律に確定するものではありません。

1．困りごとを、作業の途中の言葉で伝える

「AIで効率化したい」から一歩進め、どの工程が何で止まるかを伝えます。仕訳や資料を一式送る前に、現在の流れを言葉で共有できます。

AI導入の始め方では、最初の一業務を選ぶ順序を紹介しています。まだ候補が複数ある場合は、候補と迷う理由をそのまま伝えられます。

2．資料は種類と列名から整理する

最初から機密情報を含む実資料を送る必要はありません。資料名、形式、列名、入力と出力の関係が分かる架空例を準備します。画面やファイルを共有する段階では、利用環境と共有範囲を先に確認します。

AIサービスへ入力する情報の扱いは、個人情報保護委員会の注意喚起も確認し、会社のルールと利用環境に沿って整理します。実資料の入力を、相談の必須条件にはしません。

3．頻度と負担は、分かる範囲と未計測を分ける

毎日・毎月などの頻度、関わる担当、通常と繁忙時の違いを整理します。時間や件数をまだ測っていない場合は、正確な数字を作らず「未計測」として構いません。

効果を見積もるときは、AIの操作時間だけでなく、準備、確認、手直しも含めます。費用対効果の測り方と同じ対象範囲で比べることが大切です。

4．望む状態と、変えたくないことを共有する

例えば「使っている会計ソフトは保つ」「承認は今の担当が行う」「原本へ戻れる一覧にしたい」など、残す条件も伝えます。使えるアカウントや社内の担当体制も、分かる範囲で整理します。

対象業務：＿＿＿＿。困っている工程：＿＿＿＿。届く資料と作るもの：＿＿＿＿。作業者と確認者：＿＿＿＿。頻度と負担：＿＿＿＿。例外：＿＿＿＿。望む状態：＿＿＿＿。変えたくない条件：＿＿＿＿。未確定のこと：＿＿＿＿。

上記は任意の準備メモです。空欄を全部埋めることより、分かることと未確定を区別して相談することを優先します。

5．相談では対象・成果物・費用を確認する

相談後に進める場合は、今回の業務範囲、使う資料、成果物、試行、引継ぎ、追加作業の扱いを確認します。相談しただけで契約や実データの入力を進める手順にはしません。

当事務所は、中小企業の経理・総務の一業務について整理から試行・引継ぎを支援します。料金・標準範囲と成果物の見本をご覧ください。問い合わせフォームには、上のメモのうち伝えられる範囲を記載してください。実資料の添付や新しい入力フォームは設けていません。

現在の作業からAI導入を相談する

よくあるご質問

AIの知識がなくても相談できますか？

相談できます。製品名や専門用語より、今の作業と困っている工程を共有するところから始めます。

作業時間や件数が分からないと相談できませんか？

最初は分かる範囲で構いません。未計測は未計測とし、必要に応じて同じ対象範囲で測る方法を整理します。

問い合わせフォームへ顧客資料を送る必要はありますか？

必要ありません。まずは資料の種類、列名、業務の流れを文章や架空例で共有できます。実資料が必要な場合は共有方法を先に確認します。

相談の段階で導入を決める必要がありますか？

決める必要はありません。対象と期待する状態、費用や確認方法を整理し、進める範囲を確認して判断します。

参考資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」。準備メモは当事務所が作成した任意の記入例です。