AIへ渡す資料はどこを伏せる？氏名の置換・ファイル名・対応表の確認方法

AIへ資料を渡す前は、まずその情報が必要かを確かめ、使う範囲を絞ります。 氏名を置き換えるだけで、どの環境へでも入力してよい資料になるわけではありません。内容の組合せや残った記載から、誰のことか分かる場合も考えて確認します。

この記事は架空の社内資料で、共有する情報を減らす作業例を示します。実データの処理や、特定の資料について入力の適法性・安全性を判断するものではありません。

1．伏せる作業より先に、使わない情報を外す

資料全体が必要か、列名と架空の数行で試せるかを確認します。業務の流れを相談するだけなら、実際の氏名、連絡先、口座番号などが不要なこともあります。

個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しています。利用する情報と環境の確認を、単なる文字の置換だけで済ませないようにします。

2．架空の名称へ置き換えるときは対応を保つ

例えば架空の説明用資料で、同じ担当者を「担当者A」とするなら、別の行でも同じ記号にそろえます。別人を同じ記号にまとめると、業務の関係が変わってしまいます。

金額や日付を架空値へ変えると、合計や期間の整合性が変わる場合があります。元の数値の検証が目的なら、勝手に値を変えてから「正しい」と判定しないようにします。

3．ファイル名・注記・非表示の部分も確認する

本文や表の見えるセルだけで作業を終えず、ファイル名、シート名、コメント、非表示の行やシートなども確認対象にします。画面を撮る場合も、周囲の見出しや他の資料名が写り込んでいないかを見ます。

黒い図形を重ねる、文字色を背景と同じにするなど、見た目だけで隠す方法を情報の削除と扱わないようにします。共有する控えを別に作り、実際に渡すファイルの内容を確認します。

4．対応表と元資料を、入力用の控えから分ける

置換前後の対応表を、置換した資料と一緒にAIへ渡すと、伏せた情報が再び結び付くことがあります。対応表は必要な担当者が会社の定めた場所で管理し、利用先へ当然に添付する運用にはしません。

共有前は、使う資料、相手、利用環境、入力してよい情報の範囲を確認します。実データを外部のAIへ先に渡し「必要な情報を消してください」と依頼する方法を、入力前の対策の代わりにしません。

5．最初は架空資料で、業務の形を相談する

列名、書類の種類、困っている工程が分かれば、最初の相談を始められます。経理のAI社内ルールで利用環境と確認の分担を整理し、必要になった段階で実資料の扱いを確認します。

当事務所では、対象業務と資料の扱いを確認してから試行範囲を決めます。料金・標準範囲と成果物の見本をご覧ください。初回から実資料一式を送る必要はありません。

資料の扱いも含めてAI導入を相談する

よくあるご質問

名前をAさんへ置き換えれば入力できますか？

それだけで入力してよいとは判断しません。残る情報の組合せ、使う目的、利用環境、会社のルール、共有範囲を確認します。

マスキングを外部のAIに任せてから使えますか？

元資料を入力してよいか未確認の環境へ、先に渡す方法にはしません。入力前に使う範囲を絞り、架空資料で代替できるか検討します。

対応表は一緒に添付する必要がありますか？

必ずしも必要ありません。説明用の記号の対応があれば足りる場面もあります。元の個人や会社へ戻る対応表は、共有の必要性と管理する担当を別に確認します。

実際の資料がないと相談できませんか？

最初は列名や架空例、現在の作業の説明から相談できます。実資料が必要になった場合は、共有方法と利用環境を先に確認します。

参考資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」。本記事の表は共有前の作業を整理する説明例で、法令の要件を網羅したものではありません。