製造業の経理・総務では、現場の日報を管理用の表へ整理するなど、元の記録と集計の間にある工程をAI導入の候補にできます。 品目、数量、単位、対象期間を原本で確認できることが前提です。
ここでは、日報や集計資料を扱う架空の業務を説明します。当事務所の導入実績や、生産設備の制御・品質判定の事例ではありません。経理・総務が資料を整理し、担当者へ確認をつなぐ範囲を扱います。
1．日報を整える前に、記録の項目を確認する
同じ製品でも呼び方が違う、数量の単位が混ざる、修正した記録が別の場所にある、といった条件を確認します。文章の要約から始めるより、何を集計するための記録かを先に決めます。
| 記録の項目 | 確認すること |
|---|---|
| 品目・品番 | 社内の品目一覧と対応するか、似た品番を区別できるか |
| 日付・対象期間 | 作業日、報告日、集計する月を混同していないか |
| 数量・単位 | 個、箱、重量などの単位が明確か |
| 状態・修正 | 未確認、修正後、取消しなどを識別できるか |
| 原本と担当 | 元の記録へ戻り、記録した人へ確認できるか |
単位の換算や品目の対応が確定していない場合は、その条件を確認待ちにします。AIが名称の似た項目をまとめたことを、そのまま正しい集計として扱わないようにします。
2．文章の整理と、数量の集計を分ける
AIには、記録を指定の項目へ整理する、記載不足の候補を示す、担当者への照会文を下書きする、といった仕事を検討できます。確定した数値の集計は、既存ソフトや表の式で行う構成もあります。
| 工程 | 検討する使い方 | 人が確認すること |
|---|---|---|
| 記録をそろえる | 日報の記述を共通の項目へ整理する | 元の意味、未記載、不明な用語 |
| 集計へ渡す | 品目・日付・単位の対応候補を並べる | 対応表、対象期間、重複と修正 |
| 数量を集計する | 既存機能や式で集計する | 元データの件数・数量との一致 |
| 引き継ぐ | 不一致と確認先を一覧にする | 担当者、期限、解決した内容 |
愛知県の「あいちAIラボ」では、生産日報・品質記録の文章作成をAI活用例として紹介しています。本記事の工程表は当事務所の説明例であり、同サイトの成果を当事務所の実績として紹介するものではありません。
3．品目・単位・修正履歴を、確認ケースにする
通常の記録だけで試すと、実務で止まりやすい条件を見落とします。資料の種類に合わせ、次のようなケースを試行へ含めます。
- 品目名は似ているが、品番が異なる記録。
- 数量があるのに、単位が記載されていない記録。
- 過去の記録の修正版が追加されている場合。
- 作業日と、経理で受け取った日が異なる場合。
- 原本にない原因や説明を、AIが補ってしまう場合。
期待する動作は、無理に一つの答えを出すことだけではありません。「品番要確認」「単位未記載」「修正版との照合待ち」のように、確認すべき理由を残せることも条件にします。
4．現場と管理部門で、増える作業も比べる
管理部門の転記が減っても、現場が新しい欄へ入力する時間や、AIの文章を直す時間が増えることがあります。入力する人と、集計・確認する人の双方で、一回分の作業を試します。
| 比べる工程 | 記録すること |
|---|---|
| 資料の準備 | 入力様式の変更、日報の受領、原本の整理 |
| 処理と確認 | 操作、元記録との照合、数量・単位の確認 |
| 手直し | 不明点の照会、修正、集計のやり直し |
| 完了後 | 保存先、確認済みの版、次月への引継ぎ |
効果はAI導入の費用対効果のように、確認・手直しまで同じ範囲で比較します。現場の作業を含めて負担が見合うかを判断します。
5．既存の集計とつながる一工程から試す
最初は一つの日報、一つの集計などに対象を絞ります。品目別の数字を扱う場合は、元表との照合を含めたExcel転記・月次集計の実演、使う方法はAI・RPA・Excelの比較も参考になります。
図面、配合、製造条件、取引先情報などの取扱いは、入力前に会社の承認と利用環境・契約条件を確認します。品質の合否や設備の操作をAIで自動確定する構成には広げません。
当事務所では、経理・総務の一つの業務を対象に整理から引継ぎまで支援します。料金・標準範囲、業務フロー・確認票などの見本をご覧ください。
よくあるご質問
手書きの日報でも相談できますか？
記録の状態、読み取りにくさ、必要項目を確認します。どの手書きでも正確に読めることを前提にせず、確認可能な資料と工程へ対象を絞ります。
品目別の集計はAIに計算させますか？
元データと式を追えることを優先し、既存ソフトやExcelの計算を使う構成も検討します。AIによる項目整理と、集計・検算の工程を分けます。
品質判定や設備制御も対象ですか？
本記事は経理・総務の資料整理と引継ぎを扱います。品質の合否判定や、生産設備の安全に関わる制御は対象としていません。
現場の入力負担が増えないか心配です。
試行では現場の資料準備から管理部門の確認・保存までを比べます。新しい入力や修正の負担が大きい場合は、項目や対象工程を見直します。
