月次報告にAIを使うときは、確認済みの数字、社内で確認した事実、まだ確かめていない原因の仮説を分けて渡します。 説明が自然な文章でも、数字だけから売上や利益の増減理由を確定することはできません。
この記事は、経営者向けの月次コメントを作る架空の進め方です。実際の会社の業績や、当事務所の導入実績を示していません。最終的な分析や判断は、元資料と担当者への確認を踏まえて行います。
1．コメントを書く前に、数字の範囲を確定する
当月と前月を比べる場合は、対象期間、単位、集計範囲、入力の完了状況を確認します。未処理の資料や、暫定の集計が混じると、比較の前提が変わるためです。
| 確認する項目 | そろえること |
|---|---|
| 対象期間 | 何月分か、比較対象と締めの範囲が同じか |
| 単位と区分 | 金額の単位、税込・税抜、部門や品目の区分 |
| 完了状況 | 入力済み、未処理、照会中の範囲 |
| 元資料 | 試算表、集計表、明細へ戻る保存先 |
| 比較条件 | 一時的な処理や区分変更などの影響 |
AIへ文章の作成を依頼する前に、件数・合計や計算式を確認します。集計そのものの整理はExcel転記・月次集計の実演をご覧ください。
2．数字・事実・仮説を別の欄にする
例えば、架空の説明として「当月の売上は前月より増加した」という集計結果があっても、その理由は数字だけでは分かりません。新規取引、単価、数量、計上時期などの可能性と、確認済みの事実を分けます。
| 区分 | 架空の記載例 | 文章での扱い |
|---|---|---|
| 確認済みの数字 | 同じ範囲の集計で、前月より当月の売上が増えた | 集計元と比較条件を示して説明する |
| 確認済みの事実 | 営業担当者へ確認し、新しい取引先への販売があった | 確認先と確認内容を根拠に記載する |
| 未確認の仮説 | 数量や販売時期の変化が影響した可能性がある | 原因と断定せず、確認事項にする |
| 次に確認すること | 明細の増減と、担当者の説明を照合する | 担当と必要な資料を明確にする |
「売上が増えたので営業施策が成功した」のように、根拠のない因果関係をAIに追加させないことが重要です。入力にない事実や、担当者が話していない理由は作らせません。
3．下書きの指示は、根拠の扱いまで決める
AIには、文章の長さや構成だけでなく、根拠にない情報を追加しないこと、不明点は確認事項にすることを指定します。以下は指示の考え方の例です。
- 確認済みの数字と事実だけを、確定した説明として使う。
- 数字と単位を変えず、元の表の項目名を示す。
- 仮説は仮説と分かる表現にし、原因と断定しない。
- 入力にない取引先、施策、担当者の発言を作らない。
- 情報が不足する項目は、必要な資料や確認先を挙げる。
IPAはAIの活用例として、文書作成・確認などを紹介しています。本記事ではその活用を月次報告の下書きに絞り、最終確認を行う工程を残します。
4．下書きを、表と確認記録に戻って点検する
文章だけを読むと見落とす項目があります。元の表、確認済み事実の記録、仮説の欄と下書きを並べます。
| 点検すること | 見直す例 |
|---|---|
| 数字と単位 | 桁、符号、比較する期間、表記の取り違え |
| 増減の方向 | 売上、費用、利益の関係を勝手に単純化していないか |
| 根拠のある説明 | 担当者へ確認した範囲を超えていないか |
| 仮説と断定 | 可能性を、確定した原因のように書いていないか |
| 経営者への確認事項 | 次に何を決めるか、誰に何を確かめるかが分かるか |
一回で整った文章ができても、別の月に同じ品質になるとは限りません。通常の月に加え、暫定集計、区分変更、原因未確認などのケースも試行・検証に含めます。
5．報告書の作成時間と、確認の負担を合わせて比べる
AIへの入力資料をそろえる時間、下書き作成、数字・根拠の点検、修正、承認後の保存までを同じ範囲で比べます。文章の手直しが多い場合は、入力する事実の整理や、報告の様式を見直します。
最終版は、使用した表の版、確認した事実、残る課題とともに保存します。担当者が変わっても、なぜその説明を書いたかを追える状態にします。
当事務所では経理・総務の業務整理から試行・引継ぎまで支援します。料金・標準範囲、確認票・操作手順などの見本をご確認ください。
よくあるご質問
試算表だけを入れれば原因まで分かりますか？
数字から確認候補を考える補助には使えても、原因が確定するわけではありません。明細や担当者への確認と、AIが挙げた仮説を分けます。
暫定の月次資料でも使えますか？
暫定である範囲と、未処理・確認待ちを明示します。確定した数字と混ぜず、報告に必要な留意点として残します。
AIが書いた文章をそのまま経営者へ送れますか？
数字、単位、対象期間、事実の根拠、仮説の表現を確認してから共有します。承認・送信は別の工程として扱います。
AIの下書きで何を改善できたか、どう測りますか？
資料準備、文章作成、根拠の確認、手直し、保存までを同じ範囲で記録します。文章作成だけの時間で判断しないようにします。
