月次経理の確認にAIを使うには？チェックリスト・未完了・担当者照会の整理

月次経理にAIを使うなら、会社が定めた確認項目と証跡を結び付け、未完了と確認待ちを整理する用途から検討できます。 AIに「月次は問題ない」と結論を出させるのではなく、担当者がどこを確認すべきか分かる一覧を作ります。

本記事のチェック表は、架空の社内進捗管理の例です。月次決算や会計処理の網羅的なチェックリスト、監査・保証の手続を示すものではありません。

1．会社で使う確認項目と、対象月を固定する

AIへ資料を渡す前に、対象月、確認項目、必要な証跡、完了とする担当者をそろえます。前月のチェック表を使う場合は、前月の完了印やコメントを当月へ持ち越さないようにします。

月次経理チェックリストで業務全体を確認したうえで、自社で採用する項目を決めます。AIが一般論で追加した項目を、必要性未確認のまま正式な確認項目へ混ぜないようにします。

2．証跡の有無と、内容の正しさを区別する

ファイルが見つかることと、必要な確認が済んでいることは別です。AIに整理させるのは、指定した資料があるか、その所在、記録上の状態、未確認の理由などです。

勘定科目、計上時期、残高の妥当性などの判断は、必要な資料と個別事情に基づいて担当者が行います。進捗の要約を、会計上の確認の代わりにしません。

3．架空の未完了一覧から、確認先を決める

例えば「資料Aは受領済み、担当者の確認が未了」「資料Bは未着で、依頼済み」という記録があれば、両方を単に未完了とまとめず、次の作業と確認先を分けます。

指定した当月のチェック表と作業記録を使い、項目番号、記録上の状態、証跡の所在、未確認事項、次の確認先を一覧にしてください。「予定」「依頼済み」を完了へ変えず、前月の完了を当月へ引き継がないでください。記録で確認できない項目は未確認とし、会計処理の妥当性や月次全体の完了は判断しないでください。

4．担当者への照会と、経営者向け報告を分ける

担当者への照会は、不足や未確認を解消するための記録です。経営者向けの月次コメントとは目的が違うため、未確定の差異理由をそのまま説明文へ移さないようにします。

月次報告コメントのAI活用では、確認済みの数字・事実・未確認の仮説を分ける方法を紹介しています。照会の結果を反映してから、説明に使える事実を確認します。

5．締めの一部で、確認漏れと手直しを試す

対象月違い、資料未着、前月の完了印、作業予定だけのコメント、証跡の所在不明を含めて試します。確認待ちが勝手に完了へ変わらないか、除外した項目が追えるかを確認します。

デジタル庁の生成AI技術検証では、利用場面に応じたテストケース例が公開されています。自社でも、使った資料と期待する動作、担当者が確認した結果を残します。

当事務所は、月次経理の一つの確認業務について、資料の流れ、出力様式、確認と引継ぎを整理します。料金・標準範囲と成果物の見本をご覧ください。必要な会計・税務判断は、対象と支援範囲を確認して別に整理します。

月次経理へのAI導入を相談する

よくあるご質問

AIが月次決算の正しさを保証しますか？

保証しません。本記事は指定した確認項目と証跡、進捗を整理する例です。会計処理や残高の妥当性、月次全体の完了は担当者が必要な確認に基づいて判断します。

前月のチェック表をそのまま使えますか？

項目のひな形は参考にできますが、対象月、資料、担当、前月の完了印やコメントを見直します。当月の確認が済む前に完了状態を引き継がないようにします。

資料が保存されていれば完了扱いでよいですか？

保存されていることと、内容を確認したことは別です。自社で定めた確認者と完了条件に従い、確認結果を記録します。

月次報告の文章作成も同時に始めるべきですか？

最初から同時に広げる必要はありません。進捗整理と内容確認の流れを確かめ、報告文に使える確認済みの数字・事実をそろえてから検討します。

参考資料

• デジタル庁「生成AIの適切な利活用に向けた技術検証」。チェック表と業務例は当事務所が作成しています。