AI導入後に指示や様式を変えるときは？変更記録・再確認・元へ戻す手順

AI導入後に指示文や出力様式を変えるときは、変更前の控えを残し、影響する作業を試してから運用へ戻します。 一か所を直したことで、別の列や例外の扱いが変わることもあるため、変更した項目だけを見て完了にはしません。

この記事は、社内の確認用一覧を作るAI業務の架空例です。特定のサービスの設定手順や、すべての不具合から復旧できることを保証する手順ではありません。

1．何を変えたかが分かる単位で版を残す

指示文だけでなく、入力する資料、参照する文書、出力列、利用環境、保存先を一緒に確認します。AIの会話履歴に新旧が混在したまま、どれが現在の運用か分からない状態を避けます。

提供者側の変更であっても、以前と同じ結果になると決め付けません。利用者側で変更内容を確定できない部分は、その状況と再確認した結果を記録します。

2．修正したいことと、保ちたいことを分ける

例えば、確認用一覧に「元ファイル名」を追加したい場合、保つべきことは既存の受付番号、並び、未確認の表示、担当者への引渡しです。新しい列が出たことだけでなく、以前から必要だった動作も確認します。

一度に多くを変えると、どの変更が結果へ影響したか分かりにくくなります。まず必要な変更を絞り、対象と理由を記録します。

3．通常の資料に、以前問題があった例も加える

通常例だけでなく、番号なし、資料不足、対象外、重複候補など、以前から確認している例を使います。新しい様式の資料も用意し、使ってよい範囲で変更前後を比べます。

上表は架空の記録例です。デジタル庁の生成AI技術検証でも利用場面に応じたテストケース例が公開されています。自社の業務では、何を再確認したかを残して判断します。

4．切替える人、止める条件、戻し先を決める

試行の結果を確認した担当者が、いつ新しい版へ切替えるかを決めます。旧版の指示文へ戻すだけで足りるのか、出力した一覧や保存ファイルも扱い直す必要があるかを分けておきます。

業務を止められない場合の代替手順も、会社で確認しておきます。戻し方が未検証のまま、自動復旧できる前提にはしません。

5．継続支援は、変更の対象と範囲を確かめる

導入後の見直しと、新しい部署・業務への追加は分けて扱います。引継ぎと定着の時点で、誰が何を保守するか、外部支援を依頼する場合の範囲と費用を確認します。

当事務所の継続支援は任意です。導入済み業務の見直しについて、対象と作業範囲を確認して案内します。料金・標準範囲と成果物の見本をご覧ください。初期導入や継続支援の範囲を超える追加作業は、着手前に内容と見積りを確認します。

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よくあるご質問

指示文を少し変えるだけでも記録が必要ですか？

運用に使う版を変える場合は、変更した内容と理由を残します。確認の範囲は影響に応じて決めますが、元の版と使った結果へ戻れるようにします。

サービス側の更新も確認する必要がありますか？

結果や設定に影響する可能性があれば、代表例と例外で使える状態かを確かめます。提供者の更新内容を確認できない場合も、観測した違いと再確認結果を残します。

不具合があれば旧版へ戻せば解決しますか？

必ず解決するとは限りません。利用環境が変わって旧版が使えない場合や、出力済みの資料の確認が必要な場合もあるため、代替手順と戻し方を事前に検討します。

初期導入後の継続契約は必須ですか？

必須ではありません。社内で見直す場合は担当と確認手順を残します。外部支援を利用する場合は、導入済み業務の対象範囲・時間・料金を確認して契約します。

参考資料

• デジタル庁「生成AIの適切な利活用に向けた技術検証」。変更記録と切替えの表は当事務所の説明例です。