業務マニュアル作成にAIを使うには？現行手順・例外・担当者の試用で確かめる方法

業務マニュアルのAI活用では、実際の作業記録から下書きを作り、担当者がその手順で完了できるかを試します。 整った文章であっても、画面に存在しないボタンや会社で行っていない承認を補っていれば、そのまま使える手順にはなりません。

この記事は、社内の資料受付業務を想定した架空例です。実画面の説明や、特定の会計ソフトの操作を再現したものではありません。

1．理想の手順より先に、現在の作業を記録する

最初に、担当者が何を受け取り、どの画面で何を行い、どこに保存して終了するかを記録します。改善案を加える場合も、現在の手順と提案を分けます。

画面を資料に使う場合は、製品・画面の版、確認日、閲覧権限を残します。個人情報や取引情報を含む画像を共有する前に、使える環境と伏せる範囲を確認します。

2．AIには、記録にない操作を追加させない

実際の作業メモを、目的・準備・手順・確認・例外に分けるのはAIを試す候補です。一方、操作名、保存先、承認権限をAIに推測させないようにします。

提供した現行作業メモだけを使い、開始条件、準備する資料、操作手順、確認、保存、例外に分けてマニュアルの下書きを作ってください。記録にない画面名、ボタン、保存先、承認者は追加せず、「担当者に確認」としてください。改善案を出す場合は、現行手順と別の欄にしてください。

デジタル庁の生成AIの案内では文章作成や校正などの用途が示されています。以下のマニュアルの構成は、当事務所が業務用に整理した説明例です。

3．正常時の手順に、例外の戻し先を添える

例えば資料受付の手順を「受領→一覧へ記録→確認→保存」としただけでは、資料が不足した場合に担当者が止まってしまいます。不足、重複、対象外、権限不足を分けて残します。

例外をすべてAIに解決させるのではなく、判断が必要になった位置と相談先を示します。専門的な会計・税務判断や承認を、一般的な操作の一部として追加しません。

4．書いた人以外が、最初から最後まで試す

説明した人が横で補足し続けないと動かない場合は、その補足も手順に必要です。試用する担当者には、開始、操作、確認、保存、次の人への引渡しまで行ってもらいます。

操作結果の数字やファイルも照合し、文章の読みやすさだけを確認して終わらせません。AI導入の引継ぎ・定着では、実際の担当者が使えるかという視点も紹介しています。

5．改訂する人と、旧版の扱いを決める

公開する版に改訂日と担当を付け、画面や業務が変わったらどこを確認するかを決めます。旧版の所在も残し、担当者がどの版を使っているか分かるようにします。AIの会話履歴だけを正式なマニュアルの置き場にはしません。

当事務所は、一つの業務の現行手順を整理し、AIによる下書き、担当者の試用と修正、引継ぎまで支援します。料金・標準範囲と成果物の見本をご確認ください。手順書だけを大量に作る前に、実際に使う一つの作業から始めます。

業務マニュアルへのAI活用を相談する

よくあるご質問

古いマニュアルから新しい版を作れますか？

古い版を参考にできますが、現行の作業・画面・権限と照合する必要があります。古い記述を現在の事実として確定せず、差分と確認待ちを残します。

AIに理想的な手順を考えてもらえば十分ですか？

実際の担当者、使うシステム、権限、資料に合うかの確認が必要です。現行手順と改善案を分け、試用して完了できるかを確かめます。

スクリーンショットは必須ですか？

必須ではありません。作業の迷いやすさに応じて使います。使う場合は実画面に基づき、版と確認日、権限による違いを残します。

マニュアルを作れば引継ぎは完了ですか？

作成だけでは完了としません。担当者が操作し、確認・保存・例外対応まで進められるかを試し、迷った箇所を修正します。

参考資料

• デジタル庁「ガバメントAI」。文章作成等の用途を参照し、手順表・指示文は当事務所が作成しています。