中小企業の経理・総務で使える生成AIの具体例7つ｜任せる作業と人が確認すること

生成AIを経理・総務で使うとき、効果が出やすいのは仕訳や税金の判断ではありません。資料を一覧にする、文章の下書きを作る、確認漏れの候補を挙げる、といった判断の前の準備です。

この記事では、中小企業の経理・総務で使える7つの具体例を、AIに任せる作業と人が確認することに分けて紹介します。最後に、最初に取り組む1業務の選び方と、自社で始めるときの進め方をまとめます。例に出す会社・資料・金額は架空です。

7つの具体例を一覧で見る

どの例でも、AIが作るのは「下書き」や「候補」です。内容を確定し、外へ出すのは人です。

各例の使い方

1．請求書・領収書の確認用一覧

今の作業

届いた請求書を一枚ずつ開き、取引先・請求日・金額・支払期日を管理表へ手で写しています。

AIで変わること

指定したファイルだけを対象に、決めた項目の一覧を作ります。記載がない項目は推測させずに「要確認」と書かせ、取引先・請求番号・金額が同じ資料は「重複候補」として残すよう指示しておきます。

人が確認すること

一覧と原本の照合、重複候補の扱い、合計の検算です。支払と会計ソフトへの登録は、人が確認・承認してから行います。

用意するもの

対象ファイルの保存先とファイル名のルール、一覧にする項目。

架空の請求書5枚で読取りと確認事項の整理を実演した記事は紙・Excel中心の経理を見直す、確認用一覧・確認票・操作手順の見本はAI導入支援の成果物見本でご覧いただけます。

2．Excelへの転記・月次集計

今の作業

部署や営業所から届くExcelを開き、列の名前や並びの違いを読み替えながら、月次の集計表へ写しています。

AIで変わること

各ファイルの列が集計表のどの列に当たるかの対応表と、税込・税抜の混在、合計行の混入、重複、空欄など、確認が必要な行の一覧を作ります。

人が確認すること

集計そのものはExcelの式（SUMIFS関数やピボットテーブル）で行い、元ファイルの合計と一致するかを確かめます。AIが計算した数字をそのまま集計表に使わないことがポイントです。

用意するもの

集計表の完成形、元ファイルの例、例外の扱い（税込金額の換算方法、端数処理）。

3．取引先への定型メール

今の作業

資料の依頼、支払の確認、請求内容の問い合わせなど、似た文面を毎回一から書いています。

AIで変わること

用件・相手・期日を伝えて下書きを作ります。よく使う文面をひな形にしておけば、担当者が替わっても言い回しがそろいます。

人が確認すること

宛先、金額、日付、期日、添付の有無です。送信は人が行い、AIから直接送らせません。

用意するもの

過去の文面の例、社内の書き方のルール。

4．議事録・社内文書の整理

今の作業

会議のメモを清書し、決まったことや担当者を後から探しています。

AIで変わること

メモや文字起こしから、決定事項・担当者・期限・保留事項に分けた下書きを作ります。

人が確認すること

決定内容が正しいか、発言の趣旨が変わっていないか、配布してよい範囲かを確認します。

用意するもの

議事録の様式、文字起こしの方法。録音する場合は出席者に了承を得ます。

5．経費精算の記載漏れ・添付漏れの確認

今の作業

申請書と領収書を見比べ、日付・金額・目的・参加者などの抜けを目で探しています。

AIで変わること

社内規程から作った確認項目に沿って、記載漏れや添付漏れの候補を挙げます。

人が確認すること

規程の当てはめと例外の扱い、承認・差戻しの判断です。交際費かどうかといった税務上の区分も人が判断します。

用意するもの

経費精算規程、確認項目の一覧、過去に差し戻した例。

6．社内規程・マニュアルへの質問対応

今の作業

「出張の日当はいくらか」「この書類はどこに出すか」といった質問に、経理・総務の担当者が毎回答えています。

AIで変わること

規程やマニュアルを参照させ、該当箇所と要約を示します。社員が自分で調べるときの入口になります。

人が確認すること

回答に根拠の条文が示されているかを確認します。規程にない例外は担当者が判断します。規程を改定したら、AIに参照させる版も差し替えます。

用意するもの

最新の規程・マニュアル、参照させる範囲、答えられない質問の問い合わせ先。

7．月次資料の増減コメントの下書き

今の作業

試算表の前月比・前年同月比を見て、増減の理由を文章にまとめています。

AIで変わること

会計ソフトから出した増減表を渡し、大きく動いた科目の抽出と説明文の下書きを作ります。

人が確認すること

数字は会計データのものを使い、AIに計算させません。増減の理由は取引の事実で確かめます。売上が本当に減ったのか、計上の時期がずれただけなのかは、帳簿と資料を見なければ分かりません。

用意するもの

毎月同じ形式の増減表、説明に使う社内の情報（受注の状況、値上げ、人員の変化など）。

月次の数字の見方は会社の数字を毎月どう見る？で解説しています。

AIに任せないこと

7つの例に共通して、次の4点は人が担います。

1. 会計処理・税区分・税務の判断。 仕訳の候補を作らせることはできても、どの勘定科目・税区分にするかを確定するのは人です。
2. 外へ出ていく操作。 支払の実行、メールの送信、会計ソフトへの登録の確定を、AIの出力から直接行わせません。
3. 承認と記録。 誰が確認し、誰が承認したかを残します。
4. 入力する情報の線引き。 マイナンバーや健康に関する情報など、AIに入力しない情報を先に決めます。

税務調査では、帳簿の数字がどの資料から、どのように作られたかを説明できることが大切です。AIを使っても、元資料・処理の手順・確認の記録をたどれる状態にしておきます。この考え方はAIで税理士はなくなるのかでも触れています。

最初の1業務の選び方

次の5項目に当てはまる数が多い業務から始めます。

始めるのは1部署・1業務からにします。複数の業務を一度に変えると、誤りが出たときに、どこで起きたのかを特定しにくくなるためです。

当事務所でのAIの使い方

当事務所でも、判断の前の作業にAIを使っています。

• 監査調書の更新：前期のExcel調書を当期用に更新する作業を、フォルダを直接扱えるAIに任せています。判断が必要な箇所は「要確認」として残させ、手順は指示ファイルに書いて、うまくいかなかった点を直しながら使っています（監査調書のロールフォワードをAIに任せてみた）。
• 事務所内の資料と画面の整理：記事のサムネイル画像の統一、Google Driveのフォルダ構成の見直し、毎朝の予定確認の画面づくりにAIを使いました（生成AIで仕事のキャパシティを広げる）。

いずれも、AIに渡すのは作業のルールと必要な範囲の情報です。税務・会計の判断と公開の判断は、公認会計士・税理士である私が行います。お客さまの業務でも、AIに任せる範囲と人が確認する範囲を先に決めてから始めます。

自社で始めるときの進め方

当事務所のAI導入支援では、1部署・1業務を対象に、標準8週間で次のように進めます。

1. 第1〜4週：今の作業の流れを整理し、AIの設定、業務用の指示ひな形、出力の様式を作ります。
2. 第5〜6週：通常・例外を含む代表10ケースで試し、原本と照合します。担当者へ操作を引き継ぎます。
3. 第7〜8週：担当者が実際に使い、迷った点や例外をもとに見直します。

完了時には、業務フロー、指示のひな形、確認チェックリスト、操作マニュアルが、会社で再利用できる保存先に残ります。料金・標準範囲はAI導入支援の料金でご確認ください。

よくあるご質問

AIに詳しい社員がいなくても始められますか？

始められます。最初に必要なのは、AIの知識よりも、今の作業の流れと、どの資料をどう確認しているかが分かる担当者です。指示のひな形と操作マニュアルを用意し、同じ手順で繰り返せる形にします。

どのAIサービスを使えばよいですか？

会社として契約・管理できるサービスを選び、入力したデータの学習への利用の有無、保存、管理者の権限を確認します。サービスの内容や規約は変わることがあるため、導入時点の規約で確かめます。プランの違いは日税連のAI・クラウド活用ガイドラインの記事でも整理しています（税理士事務所向けの記事ですが、プランの比較は会社にも当てはまります）。

freeeを使っていなくても相談できますか？

できます。対象の業務と、今使っている会計ソフト・表計算ソフト・保存先を伺い、その環境で使える方法を検討します。会計ソフトの見直しもあわせて考える場合は、freee導入支援もご案内します。

どのくらい作業時間が減りますか？

業務の内容、資料の状態、例外の多さによって変わるため、一律にはお約束できません。導入支援では、導入前後の作業時間と、手で直した箇所・要確認になった件数を記録し、効果と残った課題を確認します。

税務顧問の契約がなくても依頼できますか？

できます。AI導入支援は税務顧問とは別のサービスです。すでに顧問契約がある場合は、現在の支援範囲と重なる部分を確認してお見積もりします。

参考資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）