発注書と請求書をどう照合する？支払い前に数量・単価の違いを見つける手順

毎月届く請求書を確認するとき、請求額だけ見ても、発注と違う理由は分かりません。発注番号が請求書に書かれていない、1回の発注に請求が複数ある、途中で単価が変わった、といったケースがあるためです。まず、発注書と請求書を同じ明細で見比べ、担当者が確かめるべき違いを残せるようにします。

1．発注番号と明細でつなぐ

発注書から発注番号・明細番号・品目・数量・単価を、請求書から請求書番号・対応する発注番号・品目・請求数量・単価を取り出します。照合表には原本の保存先も残します。発注番号がない請求書は、取引先名や金額だけで結び付けず「対応する発注が未確認」とします。

2．数量や単価が違う理由を、原本で確認する

次は架空の例です。発注書と請求書の違いは、照会が必要な箇所を見つける手掛かりです。

分納がある場合は、今回の請求数量とこれまでの請求数量を分け、同じ発注明細にひも付けて確認します。訂正版が届いたときは旧版と新版を区別し、二重に合計しないようにします。支払いの可否は、納品・検収や変更の合意も確認したうえで、社内の手続に沿って判断します。

3．AIで確認用の一覧を作る

書式が違う資料から項目をそろえたり、読めない箇所を一覧に残したりする工程にはAIを使えます。数量差の計算は表計算などでルールを決め、担当者が原本との一致や例外の扱いを確認します。最初は、確認に時間がかかる取引先1社に絞り、通常の請求と分納・単価変更・番号なしの例を試します。試行用には架空の資料を使い、実資料を使う場合は先に社内で利用環境と入力できる情報を確認してください。

照合の前に受付を整えたい方は、請求書の受領を一覧にする手順もご覧ください。